Bestuurssecretaresse, 32-40 uur, VAST, Amsterdam

Vacature Bestuurssecretaresse, 32-40 uur, VAST, Amsterdam - Puk en Lola

Bestuurssecretaresse, 32-40 uur, VAST, Amsterdam

Onze opdrachtgever is een grote, maatschappelijk betrokken organisatie in Amsterdam. Een omgeving waar dagelijks wordt gewerkt aan inhoud, beleid, bestuur en maatschappelijke impact.

Je komt terecht binnen een professionele afdeling die het bestuurlijke hart van de organisatie ondersteunt. Hier wordt geschakeld met bestuur, toezicht, directie, interne diensten en externe stakeholders. De dynamiek is inhoudelijk, soms complex en vraagt om zorgvuldigheid, overzicht en gevoel voor verhoudingen.

Binnen het secretariaat werk je samen met ervaren collega’s, maar in deze rol heb je ook duidelijk je eigen verantwoordelijkheid. Het is een omgeving waar professionaliteit belangrijk is, maar waar ook ruimte is voor samenwerking, eigen initiatief en meedenken.

Voor deze rol zoeken wij een ervaren managementassistent die energie krijgt van een functie waarin veel samenkomt.

Je ondersteunt de secretaris van het College van Bestuur, tevens directeur Bestuurszaken, en de secretaris van de Raad van Toezicht. Daarmee werk je dicht op het bestuurlijke hart van de organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, mailboxbeheer, het organiseren en voorbereiden van overleggen, het bewaken van lopende acties en het stroomlijnen van communicatie. Ook coördineer je jaarplanningen en zorg je dat afspraken, stukken, contactmomenten en praktische zaken goed op elkaar aansluiten.

Ongeveer 80% van je tijd besteed je aan de ondersteuning van de secretaris CvB/directeur Bestuurszaken en ongeveer 20% aan de ondersteuning van de secretaris RvT.

Dit is geen rol waarin je alleen uitvoert wat er gevraagd wordt. We zoeken iemand die vooruitdenkt, prioriteiten durft te stellen en op een prettige, stevige manier regie houdt. Iemand die ziet wat nodig is, rustig blijft als agenda’s schuiven en goed kan schakelen met verschillende mensen binnen en buiten de organisatie.

Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten en vervangt elkaar waar nodig. Notuleren behoort niet tot de standaardwerkzaamheden.

Voor deze functie zoeken wij iemand die zich herkent in het volgende profiel:

Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau en minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.

Je hebt ervaring met werken in een complexe, bestuurlijke of professionele omgeving en begrijpt hoe belangrijk discretie, timing en gevoel voor verhoudingen zijn.

Je bent zelfstandig, proactief en organisatiesensitief. Je ziet wat er moet gebeuren en wacht niet af tot alles wordt gevraagd.

Je kunt goed prioriteiten stellen, werkt planmatig en houdt overzicht, ook als er meerdere zaken tegelijk spelen.

Je bent stressbestendig, flexibel en resultaatgericht.

Je communiceert helder, vriendelijk en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels.

Je bent digitaal vaardig en weet je weg te vinden in moderne systemen en tools.

Je bent integer, betrouwbaar en op een prettige manier assertief en vasthoudend.

Het gaat om een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie in Amsterdam.

De functie is beschikbaar voor minimaal 0,8 fte.

Je ontvangt een salaris tussen € 3.708 en € 5.057 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, afhankelijk van opleiding en ervaring.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor één jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.

Daarnaast biedt de organisatie aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

232 vakantie-uren (40-45 dagen ) per jaar bij een fulltime dienstverband van 38 uur;

de mogelijkheid om bij een 40-urige werkweek extra vakantie-uren op te bouwen;

een keuzemodel voor fiscale uitruil van arbeidsvoorwaarden;

en diverse regelingen op het gebied van ontwikkeling, cultuur en welzijn.

Een mooie rol voor een ervaren managementassistent die graag werkt in een inhoudelijke, bestuurlijke omgeving en voldoening haalt uit het brengen van rust, structuur en overzicht.