Medewerker kabinetszaken burgemeester

Wat ga je doen?

Ben jij een organisatietalent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, representatie en protocol? En lijkt het je bijzonder om een belangrijke rol te spelen bij herdenkingen, vieringen en andere momenten waarop de burgemeester en het college de gemeente vertegenwoordigen? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor je.

Wij zoeken een collega voor het kabinet van de burgemeester binnen ons bestuurssecretariaat. In deze functie combineer je eventmanagement, representatie, advisering en bestuurlijke ondersteuning. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, werkt nauw samen met verschillende teams en zorgt voor evenementen en bijeenkomsten die zichtbaar zijn in de hele gemeente.

Wat ga je doen?  

Samen met je collega's werk je aan een breed takenpakket met uiteenlopende verantwoordelijkheden. Iedereen heeft een eigen aandachtsgebied gericht op een specifiek collegelid, directielid, strategisch manager of thema, maar gezamenlijk zorgen jullie voor een brede en kwalitatieve ondersteuning van het college en het managementteam.

Voor de burgemeester zijn wij op zoek naar een nieuwe collega in de rol van medewerker kabinetszaken. Een belangrijk deel van je werk bestaat uit het coördineren en faciliteren van de betrokkenheid van de burgemeester en het college bij evenementen, bijeenkomsten en bijzondere momenten voor inwoners van de gemeente De Bilt. Je bent het verbindende aanspreekpunt tussen de gemeente en externe organisatoren en zorgt ervoor dat bestuurlijke en protocollaire aspecten zorgvuldig zijn afgestemd.

Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor stichtingen, verengingen en andere organisatoren van herdenkingen en vieringen binnen de gemeente De Bilt. Denk hierbij aan onder andere de 4 en 5 mei-herdenking, Koningsdag, Veteranendag, Mathildedag en de intocht van Sinterklaas. Je adviseert over de rol van de burgemeester en het college, stemt protocollaire en representatieve aspecten af en zorgt voor een goede samenwerking tussen organisatoren en gemeentebestuur. Voor gemeentelijke bijeenkomsten, zoals de nieuwjaarsreceptie, vervul je een coördinerende en ondersteunende rol. Dit zijn evenementen die zichtbaar zijn in de samenleving en bijdragen aan de verbinding tussen inwoners, bestuur en gemeente.

Je bent daarnaast verantwoordelijk voor het zorgvuldig samenstellen van dossiers en het opstellen van adviezen voor aanvragen van koninklijke en gemeentelijke onderscheidingen en predicaten. Ook coördineer en organiseer je bezoeken van de burgemeester aan jubilerende inwoners.

Je adviseert de burgemeester en het college op het gebied van representatie en protocol. Daarbij neem je initiatief en kom je actief met voorstellen voor nieuw beleid. Ook ben je verantwoordelijk voor het budgetbeheer binnen het onderdeel kabinetszaken en ben je goed op de hoogte van de declaratiemogelijkheden binnen het kabinet of bereid om dit te leren.

Je werkt nauw samen met Team Facilitair en fungeert als hun vraagbaak op het gebied van evenementen. Je maakt deel uit van een prettig en behulpzaam team dat zich gezamenlijk inzet voor een hoge kwaliteit van dienstverlening.

Jouw team

Jij gaat deel uitmaken van het team BMO: Bestuurs- en Managementondersteuning. BMO ondersteunt de burgemeester, wethouders, directie en strategisch managers. Het is een enthousiast team waarin hard wordt gewerkt, maar ook graag wordt gelachen. We worden samen steeds beter en zetten wezenlijke stappen in de professionalisering van onze dienstverlening. Samenwerken en structuur vinden we belangrijk, zodat iedereen de taken goed kan uitvoeren. We helpen, zijn flexibel en vervangen elkaar waar nodig en jouw inbreng en ervaring is van harte welkom!

Wat neem je mee?

Je bent een ervaren eventcoördinator en/of medewerker kabinetszaken die snel kan schakelen en altijd het overzicht behoudt. Je krijgt energie van het begeleiden en ondersteunen van maatschappelijk betekenisvolle evenementen en bijeenkomsten. Je begrijpt hoe belangrijk een goede afstemming tussen organisatoren, inwoners en bestuurders is en zorgt ervoor dat de burgemeester en het college op een representatieve en passende manier betrokken zijn.

Je bent een organisatietalent, communiceert makkelijk en stelt je flexibel en open op. Je werkt zelfstandig en nauwkeurig, denkt proactief mee én vooruit. Je bent politiek sensitief en in staat om voor jezelf én voor degenen die je ondersteunt de juiste prioriteiten te stellen.

Met jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je verbinding te leggen met inwoners, bestuurders, collega's en externe partners. Je voelt je prettig in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Wat vragen we van jou?

• Je hebt meerdere jaren ervaring met het coördineren, begeleiden of faciliteren van evenementen, bijeenkomsten of andere publieksgerichte activiteiten. Je bent gewend om verschillende belanghebbenden samen te brengen en processen rondom bestuurlijke betrokkenheid zorgvuldig af te stemmen. ierdoor weet je hoe je van voorbereiding tot uitvoering het overzicht bewaart en verschillende betrokkenen effectief samenbrengt.
• Je hebt kennis van protocollaire aangelegenheden, representatie en gastheerschap óf bent gemotiveerd om je hierin verder te ontwikkelen. In deze functie zorg je ervoor dat officiële bezoeken, onderscheidingen en bijeenkomsten professioneel en passend verlopen.
• Je bent een sterke organisator die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. De ene dag werk je aan een advies voor een koninklijke onderscheiding, de andere dag organiseer je een herdenking of groot evenement.
• Je bent resultaat- en oplossingsgericht met een scherp oog voor je omgeving. Ook wanneer omstandigheden veranderen, behoud je rust en stuur je op een goed resultaat.
• Je communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen, zoals inwoners, verenigingen, leveranciers, collega's en bestuurders.
• Je bent nauwkeurig en men kan van jou op aan. Juist bij bestuurlijke en protocollaire werkzaamheden maken details het verschil.
• Je kijkt graag verder dan je eigen taken en draagt actief bij aan het gezamenlijke resultaat van het team.
• Je bent flexibel inzetbaar, aangezien veel evenementen, herdenkingen en vieringen plaatsvinden buiten reguliere werktijden.
• Je bent politiek-bestuurlijk sensitief en begrijpt dat zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en representativiteit belangrijk zijn in een bestuurlijke omgeving.

Natuurlijk ben je digitaal vaardig en bekend met systemen zoals Outlook, Teams en een zaaksysteem. Ook vind je het leuk om je hierin blijvend te ontwikkelen.

Wat bieden wij?

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. Je kunt werken waar en wanneer je wilt, maar uiteraard ontmoeten we elkaar regelmatig in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Je krijgt 275 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch? 

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 3.246 tot maximaal € 4.556 (Schaal 8) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 juli 2026).
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van €0,23 per kilometer of een volledige OV-vergoeding (2de klas) plus een thuiswerkvergo