Contractbeheerder

Wat ga je doen?

Ben jij op zoek naar een nieuwe baan waarin je samen met jouw collega’s het verschil kunt maken in contractbeheer van de gemeente De Bilt? Wil jij met plezier naar je werk gaan en je kennis inzetten op het terrein van organisatiebrede contracten, daar waar het ertoe doet? Dan zijn wij op zoek naar jou!  

Wat ga je doen?  

Als contractbeheerder zorg jij voor goede registratie en coördinatie van alle lopende contracten bij de gemeente. Met jouw organisatietalent, jouw nauwkeurigheid en je contactuele vaardigheden breng jij ons contractbeheer naar een hoger niveau. 

De functie 
 

Als contractbeheerder zorg jij ervoor dat lopende en nieuwe contracten voor onze gemeente goed geregistreerd zijn. Je schakelt regelmatig met de contracteigenaren en je houdt de voortgang van de lopende contracten in de gaten. Zo signaleer je het tijdig wanneer een contract afloopt en administreer je nieuw afgesloten contracten in het zaaksysteem. Je bent kritisch en je signaleert of systeemverbeteringen mogelijk zijn. Hierover spar je met onze functioneel beheerder. Je bent ook verantwoordelijk voor een actueel proces van het contractbeheer. 
 
Omdat je voor meerdere contracteigenaren tegelijkertijd werkt en een diversiteit aan contracten beheert (denk aan bijv. ICT, civiele of facilitaire producten), is dit een dynamische functie waarbij elke dag anders is. Jouw sociale vaardigheden, nauwkeurigheid en jouw wendbaarheid komen in deze functie helemaal van pas! 

Taken en verantwoordelijkheden 

• Administratief beheren van alle contracten, jij zorgt er bijvoorbeeld voor dat contracten op de juiste plek geregistreerd staan in het zaaksysteem en met de juiste signaleringen.
• Bevragen van collega's over ontbrekende informatie van contracten en opvolging daarvan, inclusief vastlegging.
• Zorgdragen voor archivering van de beëindigde overeenkomst conform wet- en regelgeving en gemeentelijk beleid. Zorgen voor actuele gegevens in het contractbeheersysteem.
• Opstellen, onderhouden en doorontwikkelen van kaders en systemen (beleid, processen en werkwijze).
• Opstellen van rapportages en ondersteunen van de contracteigenaren.
• Geven van trainingen over het werken met het contractbeheersysteem.
• Actief deelnemen bij de aanbesteding voor een nieuw contractbeheersysteem.
• Nauwe samenwerking met de inkoopregisseur, je zorgt dat je vroegtijdig de inkoopregisseur informeert als contracten verlopen en er nieuwe aanbestedingen moeten plaatsvinden. 

Jouw team

Jij gaat deel uitmaken van het cluster Planning en Control, dat onderdeel is van het team Finance & Control. Onze cluster zorgt voor het coördineren en opstellen van de P & C producten. Daarnaast beheren we de centrale contracten database en hebben we regierol en eerste aanspreekpunt bij aanbestedingen. Ons team bestaat uit 9 betrokken en collegiale medewerkers. 

Wat neem je mee?

Wij zoeken een enthousiaste en gedreven contractbeheer deskundige collega met relevante werkervaring die opzoek is naar een inspirerende werkomgeving. Als contractbeheerder hou je van een gestructureerde manier van werken, jouw administratief inzicht én jouw talent voor het houden van overzicht zorgen ervoor dat iedereen altijd over de juiste informatie beschikt. Met jouw sociale vaardigheden hou je iedereen goed aangesloten. Daarbij ben je een teamplayer die effectief samenwerkt. Je staat open voor ideeën en bijdragen van je collega’s. Je bent bovendien een collega die het leuk vindt om contractbeheer verder te professionaliseren.  

Je herkent jezelf in de volgende competenties: 

• Zorgvuldig
• Integer
• Verantwoordelijk
• Goede communicatievaardigheden. 

Daarnaast breng je het volgende mee: 

• Je hebt een afgeronde MBO+ diploma en je wilt je verder ontwikkelen in de richting van contractbeheer of management;
• Je hebt aantoonbare werkervaring als contractbeheerder in een vergelijkbare functie van minimaal 1 jaar;
• Je bent digitaal vaardig; 
• Je hebt al enige ervaring met een contractbeheersysteem;
• Je hebt kennis over en ervaring met het inrichten van werkprocessen en je werkt secuur;
• Je hebt affiniteit over inkopen bij een gemeentelijke organisatie of je bent bereid hierin je te ontwikkelen. 

Wat bieden wij?

Wij bieden een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid, midden in Nederland. In jouw functie draag je bij aan een mooiere wereld voor onze inwoners. Je kunt werken waar en wanneer je wilt, maar uiteraard ontmoeten we elkaar regelmatig in ons goed bereikbare gemeentekantoor. Je krijgt 275 nieuwe collega’s die jou waarderen en inspireren. In onze Bilthal kun je altijd terecht voor een praatje met een van hen. En als je daar toch bent, neem je meteen even een stuk fruit mee. Klinkt goed, toch?

• Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van minimaal € 3.568 tot maximaal € 5.096 (Schaal 9) bruto per maand. Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 juli 2026).
• We geloven in een langdurige samenwerking. Bij indiensttreding krijg je daarom direct een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aangeboden.
• Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (IKB) (17,05% van je salaris) dat je kunt besteden voor de aankoop van verlofuren, de aanschaf van een fiets of het volgen van een opleiding. Je kunt het keuzebudget uiteraard ook laten uitbetalen.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van €0,23 per kilometer of een volledige OV-vergoeding (2de klas) plus een thuiswerkvergoeding.
• Een zakelijke telefoon en een laptop.
• Actieve personeelsvereniging.
• Bij een werkweek van 36 uur krijg je ruim vijf weken vakantie, met de mogelijkheid om extra dagen bij te kopen.
• Met ons ruime opleidingsbudget en -mogelijkheden krijg je alle ruimte om jezelf te blijven ontwikkelen en jouw loopbaan naar een hoger niveau te tillen.

Interesse?

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij gemeente De Bilt? Solliciteer dan meteen! Wij ontvangen jouw CV en/of motivatiebrief graag. Je kun je brief richten aan Peter Klumpenaar, Teammanager Finance & Control. Deze vacature blijft openstaan tot er een geschikte kandidaat is gevonden. 

Heb je nog vragen? Die beantwoorden we graag! Bel Lilian Barneveld, Inkoopregisseur, via [staat bij de werkgever] of mail naar [staat bij de werkgever] .  

Zo werkt het in De Bilt

Gemeente De Bilt heeft ruim 43.000 inwoners en bestaat uit zes kernen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Wij werken aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Zin om hieraan bij te dragen?

De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavengestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. Meer weten? Lees ons organisatieverhaal !

Tenslotte

We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt in onze organisatie. Daarom verwelkomen we diversiteit in onze organisatie. Of dat nu gaat om verschil in achtergrond, leeftijd, geaardheid, arbeidsbeperking of anderszins. Verschillen tussen collega’s geven variatie in bijvoorbeeld kennis, ervaring en kwaliteiten. Zo kunnen we het werk in, met én voor onze gemeente nog beter doen.

Delen? Ja graag!
Acquisitie? Nee, bedankt.