Coördinator Receptie & Kantoor

Ben jij een echte regelaar die energie krijgt van organiseren en schakelen met verschillende partijen?

In deze veelzijdige rol ben jij hét aanspreekpunt voor alles wat met facilitair, veiligheid en kantoororganisatie te maken heeft. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat collega’s kunnen werken in een prettige en professionele omgeving. Van leveranciersmanagement tot wagenparkbeheer en van Arbo tot duurzaamheid: geen dag is hetzelfde.

Doel van jouw functie

Als Facility Coördinator zorg je voor een veilige, representatieve en goed georganiseerde werkomgeving waarin collega’s optimaal kunnen werken. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse facilitaire coördinatie, je werkt nauw samen met de medewerkers van de receptie en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Taken en verantwoordelijkheden

Facilitair beheer

• Eerste aanspreekpunt voor facilitaire zaken binnen het pand;

• Contact onderhouden met leveranciers en externe partijen (schoonmaak, onderhoud, koffievoorziening, beveiliging, afvalverwerking etc.);

• Coördineren van storingen, reparaties en onderhoudswerkzaamheden;

• Toezien op orde, netheid en representativiteit van het kantoor;

• Signaleren van veiligheids- en onderhoudsissues.

Arbo, veiligheid & compliance

• Organiseren en bewaken van BHV-bezetting en trainingen;

• Coördineren en opvolgen van de RI&E en het plan van aanpak;

• Toezien op naleving van Arbo- en veiligheidsrichtlijnen;

• Begeleiden van inspecties of audits;

• Beheer van EHBO-materialen en veiligheidsvoorzieningen.

Wagenparkbeheer

• Coördineren van leaseauto’s en contact met leasemaatschappij(en);

• Bewaken van contracten, schades, onderhoud en inlevermomenten;

• Ondersteunen van medewerkers bij vragen over mobiliteit;

• Beheer van tankpassen/laadpassen.

Werkplekken & kantoororganisatie

• Coördineren van werkplekinrichting en interne verhuisbewegingen;

• Beheer van kantoorinventaris en facilitaire middelen;

• Voorraadbeheer (kantoorartikelen, pantry, sanitaire voorzieningen);

• Ondersteunen bij onboarding/offboarding vanuit facilitair perspectief (bijv sleutels en toegangspassen, iom IT en HR).

Duurzaamheid & vitaliteit

• Signaleren van verduurzamingsmogelijkheden binnen kantoor;

• Coördineren van afvalscheiding of energiebesparende initiatieven;

• Ondersteunen bij vitaliteits- of kantoorinitiatieven.

Coördinatie & administratie

• Bewaken van facilitaire budgetten en contracttermijnen;