Office- & administratief medewerker

Vacature: office- en administratief medewerker

Ben jij zo iemand die de kantoordeur opendoet met een glimlach, maar ook precies weet welke factuur nog opgevolgd moet worden? Dan pas jij misschien heel goed bij ons. We zoeken namelijk een vrolijke office- en administratief medewerker. Je zorgt dat het kantoor lekker draait, de administratie klopt en iedereen zich welkom voelt. Van openstaande facturen tot een goed gevulde voorraadkast: jij regelt het.

Solliciteer nu tot en met zondag 9 augustus 2026>

Als office- en administratief medewerker ben je onderdeel van Team Office en werk je onder leiding van Ilse . Je combineert administratie met office management: ongeveer 50/50. Je verwerkt facturen, volgt betalingen op, neemt de telefoon aan, ontvangt bezoekers en ziet wat er nodig is op kantoor. Je vervangt een collega die deze rol jarenlang heeft ingevuld. Er ligt dus een fijne basis, maar er is ook ruimte om processen te optimaliseren. Denk aan het veranderen van werkwijzen, automatisering of praktische inzet van AI.

Goed om te weten: deze vacature kan ook worden opgesplitst in twee losse functies: office manager en administratief medewerker . Spreekt één van deze onderdelen je aan? Reageer dan gerust; het aantal uren stemmen we samen af. Dat kan liggen tussen de 16 en 24 uur per week. Het is geen probleem om onder schooltijden te werken.

Telefoon opnemen en de administratie inbox beheren.

Gasten ontvangen en zorgen dat het kantoor netjes en gastvrij is.

Boodschappen, lunch, voorraad, post en kantoorartikelen regelen.

Kleine attenties, cadeaus en teamactiviteiten organiseren.

Meedenken over procesverbetering, automatisering en slimme inzet van AI.

Inkoopfacturen, bonnetjes en declaraties verwerken.

Verkoopfacturen maken en maandelijkse contractfacturen sturen.

Openstaande facturen opvolgen en klanten nabellen als dat nodig is.

Controleren of offertes goed zijn ingepland en gefactureerd.

Ondersteunen bij praktische administratie rondom collega’s en salarisverwerking.

Meedenken over procesverbetering, automatisering en slimme inzet van AI.

Een arbeidsovereenkomst van 28 tot 40 uur per week voor een half jaar. Uiteraard met de intentie om er een lange samenwerking van te maken.

Een salaris tussen de €2.610 en €4.113 bruto per maand op basis van 40 uur.

Afhankelijk van je werkervaring kun je worden ingeschaald van junior tot medior of senior.

Veel afwisseling tussen administratie, kantoororganisatie en contact met mensen.

Jaarlijks opleidingsbudget van €1.000 en ruimte om te groeien.

Je ontvangt jaarlijks één lief & leed dag. Deze dag kun je inzetten voor bijzondere persoonlijke momenten of omstandigheden waarvoor je normaal gesproken geen verlof zou opnemen of kunnen opnemen.

Je werkt vooral op kantoor in Helmond. Incidenteel thuiswerken kan in overleg.

Gezellige gezamenlijke lunch bij ons op kantoor. Wij trakteren, maar jij mag het organiseren!

Gezellige werksfeer, teamuitjes, verrassingen en een epic kerstcadeau.

En zelfs: een gepersonaliseerde muismat. 😉

Je start met koffie en checkt de administratie inbox. Er staat een vraag over een factuur, een leverancier stuurt een bon na en een collega vraagt waar een bestelling blijft.

Je verwerkt inkoopfacturen, checkt openstaande posten en maakt verkoopfacturen klaar. Tussendoor ontvang je een klant op kantoor en neem je de telefoon aan.

Lunch met collega’s. Jij hebt nog even gecheckt of er genoeg brood, beleg en fruit is. Prioriteiten. 😉

Je belt een klant na over een openstaande factuur, regelt een cadeautje voor een collega en kijkt samen met Ilse naar een administratief proces dat slimmer kan.

Je werkt je to-do’s bij. De administratie klopt, het kantoor draait en morgen begint overzichtelijk.

Als office- en administratief medewerker ben je bij Afdeling Online veel meer dan “degene van de administratie”: je bent vaak het eerste gezicht voor klanten, de vraagbaak voor collega’s en een belangrijke cultuurdrager op kantoor. Je regelt, verwerkt, belt na, ontvangt, bestelt, organiseert en denkt mee.

Je werkt secuur én vlot dankzij je uitstekende digitale vaardigheden.

Je ziet wat er moet gebeuren en wacht niet tot iemand het vraagt.

Je vindt administratie leuk en neemt hier eigenaarschap in.

Je bent niet bang om klanten of leveranciers na te bellen.

Je bent gastvrij, behulpzaam en duidelijk in je communicatie.

Je vindt het fijn om veel op kantoor aanwezig te zijn.

Je staat open voor nieuwe tools, AI en procesautomatisering.

Je woont in de buurt van Helmond of vindt reizen naar kantoor geen probleem.

Ervaring met Gripp, Google Workspace, Slack of Loket is mooi meegenomen, maar geen must.

Solliciteren kan tot en met zondag 9 augustus 2026. Vragen over deze vacature kun je stellen aan Sanne Schepers . Zij kan je nog meer over deze vacaturetekst vertellen, over ons bedrijf en jouw mogelijke nieuwe functie. Je kunt mailen naar [staat bij de werkgever] of of bellen en appen naar [staat bij de werkgever] .

We gaan zelf op zoek naar een nieuwe collega en hebben daar op dit moment geen hulp bij nodig. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Kom jij werken bij Afdeling Online? Dat betekent niet alleen een gezellige werksfeer en leuke collega’s, maar ook een omgeving waar jij je kan blijven ontwikkelen. Bekijk wat jouw toekomstige collega’s te zeggen hebben over de leercultuur binnen Afdeling Online.

Wil jij bij ons werken? Vraag dan gratis ons magazine aan om een speciaal kijkje te krijgen in ons bedrijf. Samen met het hele team hebben wij namelijk dit magazine “Entree” gemaakt. Klik op onderstaande button om ‘m geheel vrijblijvend aan te vragen!

Afdeling Online is een online marketingbureau met een team van 35 enthousiaste collega’s. Wij maken onze opdrachtgevers sterker in digitale marketing, van creatief concept tot de uitvoering van succesvolle campagnes. We doen dat op drie manieren: we nemen werk uit handen, we leveren de juiste digitale marketeers voor de teams van onze klanten en we coachen en leiden op. Met ons nieuwe label Itch maken we nu ook de beste visuele communicatie.

Onze specialisten zorgen ervoor dat digitale marketing dé motor wordt om ambities waar te maken. Ons klantportfolio is lekker divers: van lokale en regionale klanten tot internationale bedrijven. We hebben een sterke focus op de culturele en publieke sector, waar we met creatieve en impactvolle marketing oplossingen écht het verschil maken.

Als je solliciteert op een vacature bekijken we je motivatiebrief en CV zorgvuldig. Binnen één week mag je reactie verwachten.

Zien we een match? Dan ben je welkom op ons kantoor voor een kop koffie om elkaar beter te leren kennen. Pas jij bij de functie? En wij bij jouw wensen? Mooi, dan kunnen we door.

Tijdens een meeloopdag kun je de sfeer in ons bureau proeven. We vragen je een casus te maken en te presenteren. Zo kunnen we zien wat je allemaal kunt en kun jij er achter komen of de werkzaamheden bij je passen. Je kunt ook kennis maken met collega’s om ze het hemd van het lijf te vragen.

Als we beide blij worden van elkaar dan is het tijd voor een tweede gesprek. Hierin bespreken we je salaris en andere voorwaarden om ervoor te zorgen dat je je helemaal op je plek zal voelen.

Als we fan van je zijn willen we je handtekening. Contract ondertekend? Gefeliciteerd! Dan ben je onze spiksplinternieuwe collegamarketeer. Welkom als Afdeling Onliner.

15 redenen om bij Afdeling Online te solliciteren

Nog een extra zetje nodig? Hier zijn 15 redenen om bij Afdeling Online te solliciteren.