Medewerker secretariaat stadsbouwmeester en CRK

In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor de coördinatie en secretariële ondersteuning van het adviesproces rondom bouw en erfgoedplannen. Je zorgt ervoor dat plannen tijdig worden geagendeerd, behandeld en administratief worden afgehandeld. Daarbij bewaak je processen, wettelijke termijnen en een correcte communicatie en archivering.

Je stelt agenda’s op voor vergaderingen van de stadsbouwmeester, de Erfgoedcommissie en de Commissie Ruimtelijke Kwaliteit. Je beheert deze agenda’s en zorgt voor publicatie en verspreiding. Daarnaast inventariseer en verwerk je bouwplannen in Powerbrowser en organiseer je plantoelichtingen waarbij je afstemt met initiatiefnemers en betrokken partijen.

Je werkt dagelijks samen met vergunningencoördinatoren, stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten en erfgoeddeskundigen. Tijdens vergaderingen begeleid je het proces, ontvang je bezoekers en verzorg je de praktische ondersteuning. Na afloop zorg je voor een correcte verwerking van adviezen en bewaak je dat deze binnen de wettelijke termijnen worden afgehandeld.
Ook beheer je de administratie, archivering, correspondentie en vergoedingen van commissieleden. Je stelt adviesformulieren, conceptbrieven en rapportages op en ondersteunt bij de coördinatie van jaarverslagen. Daarbij verzorg je ook de opmaak van documenten in Adobe InDesign. Zie je kansen om processen slimmer of efficiënter in te richten? Dan krijg je de ruimte om verbeteringen te signaleren en door te voeren.

Zoetermeer staat de komende jaren voor een grote ruimtelijke opgave. We werken aan een hoogwaardige leefomgeving, een ambitieuze woningbouwontwikkeling en sterke stedelijke voorzieningen. Daarbij staat een duurzame, groene en gezonde stad centraal waar inwoners prettig kunnen wonen, werken en recreëren.

Een belangrijk project is de ontwikkeling van een levendige en aantrekkelijke binnenstad, zoals beschreven in de Visie Binnenstad 2040. Ook biedt de Omgevingswet nieuwe mogelijkheden om ruimtelijke ontwikkelingen integraal vorm te geven met instrumenten zoals de omgevingsvisie, omgevingsprogramma’s en het omgevingsplan.

Je gaat werken binnen het team Ruimtelijk Beleid, onderdeel van de afdeling Stedelijke Ontwikkeling. Dit team bestaat uit circa 35 betrokken en deskundige collega’s die samen werken aan de toekomst van de stad. Binnen het cluster Erfgoed en Architectuur werk je vooral samen met twee beleidsmedewerkers en de stadsbouwmeester. De werksfeer is collegiaal, toegankelijk en inhoudelijk sterk.

Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en kunt zelfstandig schakelen tussen verschillende taken en deadlines. Je werkt zorgvuldig en houdt ook bij meerdere lopende dossiers overzicht. Daardoor weet je wat prioriteit heeft en zorg je dat werkzaamheden op tijd worden afgerond.

Je maakt nieuwe en specialistische software snel eigen, zoals Powerbrowser, Adobe Design Collection en erfgoedregistratiesystemen. Ook in contact met inwoners, initiatiefnemers en andere betrokkenen blijf je professioneel communiceren, ook wanneer gesprekken soms kritisch of uitdagend zijn.

Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en werkt graag samen met collega’s uit verschillende vakgebieden. Daarnaast beschik je over goede communicatieve vaardigheden en vind je het prettig om te schakelen tussen organiseren, administreren en coördineren. Kennis van ruimtelijke plannen en tekeningen van architecten, stedenbouwkundigen en landschapsarchitecten is een mooie extra.

• Aantoonbaar mbo of mbo+ werk en denkniveau.
• Ervaring als coördinator of secretarieel ondersteuner.
• Beschikbaarheid op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.
• Aanwezigheid op kantoor op maandag en donderdag en soms op vrijdag.
• Ervaring met administratieve processen en het plannen en organiseren van werkzaamheden.

Enthousiast? Solliciteer dan via de sollicitatieknop uiterlijk op de sluitingsdatum.  Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten. Een selectieassessment kan onderdeel uitmaken van de procedure. Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Margriet Panman ([staat bij de werkgever])  of Anita Neuteboom ([staat bij de werkgever]).

Generiek functiegebouw / CAO

Wij maken gebruik van een generiek functiegebouw. Deze functie is toebedeeld aan het generieke profiel: Secretaresse B (Schaal 7). Klik hier voor de CAO gemeenten.

Wil je meer weten over al onze arbeidsvoorwaarden, klik dan hier

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Mochten wij kiezen voor externe inhuur dan gaat dit altijd via Flextender.