Managementassistent Directie (0,8 fte)

Managementassistent Directie (0,8 fte) Functiedetails | Universiteit Leiden

Op de website van de Universiteit Leiden wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’, kleine bestandjes die op uw computer worden opgeslagen. Deze cookies worden gebruikt om bezoekersstatistieken bij te houden via de webanalyse-service van Google (‘Google Analytics’). De Universiteit Leiden gebruikt deze gegevens niet om individuele bezoekers te volgen, maar uitsluitend om een globaal beeld te krijgen van de bezoekersaantallen van de website, de meest bezochte pagina's, zoekopdrachten e.d. Aan de hand daarvan kan de website waar nodig verbeterd worden.

De website van de Universiteit Leiden maakt ook gebruik van trackingcookies. Dit zijn cookies die bezoekers tijdens het surfen over andere websites kunnen volgen. Deze worden gebruikt voor online advertenties en marketingcampagnes.

Ben jij veelzijdig, proactief, servicegericht en heb je een scherp oog voor detail? Beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden en kun je goed prioriteiten stellen in een dynamische omgeving? Kom dan onze directie vanaf september 2026 versterken voor vijf maanden!

Het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt vanwege zwangerschapsverlof een:

Als managementassistent binnen de directie SOZ werk je samen met je collega’s om voor de organisatie de spin in het web te zijn als het gaat om de administratieve ondersteuning. Je zorgt ervoor dat alle administratieve werkzaamheden op rolletjes lopen, stelt actief verbeteringen voor in de diverse werkzaamheden en bent het visitekaartje van de directie voor medewerkers en gasten. Een op een ondersteuning zit in je genen, je bent organisatorisch sterk en enthousiast met een vleugje humor.

• Je ondersteunt in de eerste plaats de twee directieleden met diverse administratieve taken zoals het coördineren en plannen van complexe afspraken, het beheren van agenda’s en het ondersteunen in de email workflow;
• Je bereidt inhoudelijk bijeenkomsten en besprekingen voor, zorgt voor de juiste managementinformatie en incidenteel voor verslaglegging;
• Je assisteert bij het werving- en selectieproces voor nieuwe medewerkers mbt de vacatures en mutaties, en zorgt voor een soepele onboarding:
• Je zorgt voor zaal- en cateringreserveringen, reisreserveringen en wat er verder nog voorbijkomt in de mailbox van het directiesecretariaat;
• Je ondersteunt bij de organisatie van specifieke overkoepelende afdelings- en SOZ brede activiteiten;
• Je vervangt je directe collega managementassistent bij afwezigheid tijdens verlof.

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Als managementassistent ben je onderdeel van de directie SOZ. Je werkt samen met je collega managementassistent en met de bestuurssecretaris en de communicatiemedewerker. Alle medewerkers binnen de directie zijn in contact met alle afdelingen binnen SOZ waardoor je te maken hebt met diverse thema’s en brede vraagstukken die spelen.

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

Je beschikt over minimaal HBO werk- denkniveau en een relevante opleiding is een pre;

Je hebt minimaal 3 jaar passende werkervaring en affiniteit met de doelgroep (internationale) studenten en het onderwijs;•

Je hebt ervaring met MS-office programma’s en met digitalisering van werkprocessen;

Je bent efficiënt en accuraat, doortastend en stressbestendig, en voelt je thuis in een dynamische omgeving die flexibiliteit van je vraagt;

Je bent een teamspeler, legt makkelijk contact, bent organisatiesensitief en neemt je verantwoordelijkheid;

Je kunt goed plannen en organiseren en verliest details niet uit het oog;

Je beschikt over de volgende competenties: leervermogen, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, accuratesse en klantbetrokkenheid;

Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke afwisselende maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor vijf maanden voor de periode van 1 september 2026 tot 1 februari 2027. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3282,- en maximaal € 4484,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland voor een dag per week mogelijk bij voorkeur de vrijdag;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier:  https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Saskia van der Ham, adjunct-directeur SOZ, email: [staat bij de werkgever].

Solliciteren kan tot en met 14 augustus 2026; sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke ge