Managementassistent

Managementassistent Functiedetails | Universiteit Leiden

Op de website van de Universiteit Leiden wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’, kleine bestandjes die op uw computer worden opgeslagen. Deze cookies worden gebruikt om bezoekersstatistieken bij te houden via de webanalyse-service van Google (‘Google Analytics’). De Universiteit Leiden gebruikt deze gegevens niet om individuele bezoekers te volgen, maar uitsluitend om een globaal beeld te krijgen van de bezoekersaantallen van de website, de meest bezochte pagina's, zoekopdrachten e.d. Aan de hand daarvan kan de website waar nodig verbeterd worden.

De website van de Universiteit Leiden maakt ook gebruik van trackingcookies. Dit zijn cookies die bezoekers tijdens het surfen over andere websites kunnen volgen. Deze worden gebruikt voor online advertenties en marketingcampagnes.

Ben jij een proactieve managementassistent die energie krijgt van organiseren, schakelen en ontzorgen? Dan maken we graag kennis met je!

Als managementassistent(e) ben jij de spil van onze secties. Je ondersteunt hoogleraren, docenten en onderzoekers in hun dagelijkse werkzaamheden. Je werkt voor de sectie Gezondheids-, Medische en Neuropsychologie (GMN).

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en krijgt daardoor uiteenlopende vragen. Je werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om overzicht en organisatietalent. Je plant vergaderingen, je organiseert kleine en grote bijeenkomsten, boekt dienstreizen en notuleert vergaderingen. Daarnaast verzorg je de administratieve afhandeling van financiële zaken en personeelszaken. Ook kun je betrokken worden bij de organisatie van sociale activiteiten binnen een sectie.

Verwerken van inkomende en uitgaande e-mail en post.

Ondersteunen bij administratieve taken, zoals het bijhouden van personeelsaanstellingen, het monitoren van budgetten, het aanmaken van inkooporders en het verwerken van facturen.

Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, zowel telefonisch als persoonlijk.

Assisteren bij projecten en initiatieven binnen een sectie.

Nieuwe medewerkers wegwijs maken binnen een sectie.

De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen. Bezoek onze website voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden .

Het Instituut Psychologie leidt vanuit toonaangevend gedragswetenschappelijk onderzoek en onderwijs nieuwe generaties op om bij te dragen aan de uitdagingen van onze samenleving, nu en in de toekomst. Dit gebeurt door samen te werken; zowel binnen als buiten ons instituut op het gebied van Psychologie en aanverwante onderzoeksgebieden, zowel fundamenteel als toegepast. Ook de brede bacheloropleiding en een grote diversiteit aan masterspecialisaties dragen hieraan bij. Binnen het instituut en de academische gemeenschap heerst een betrokken en gepassioneerde sfeer. De thema’s Gezondheid en Welzijn, Sociaal-cognitief-affectieve Besluitvorming, Ontwikkeling en Leren en Geavanceerde Gedragswetenschappelijke Methoden geven richting aan onderzoek en onderwijs. Het instituut vindt het belangrijk dat dit gebeurt in een veilige en inclusieve omgeving en dat er ruimte is voor nieuwe ontwikkelingen als open science, erkennen en waarderen en interdisciplinariteit, die  verankerd liggen in de strategie. Het instituut met circa 5.000 studenten en 600 medewerkers, omvat het Instituutsbureau, de Afdeling Bacheloronderwijs en de 6 eenheden voor onderwijs en onderzoek: Gezondheids-, Medische en Neuropsychologie, Klinische Psychologie, Cognitieve Psychologie, Ontwikkelings- en Onderwijspsychologie, Sociale en Organisatiepsychologie, en Methoden en Statistiek.

De sectie Gezondheids-, Medische en Neuropsychologie (GMN) bestaat uit ruim zestig onderzoekers en docenten en ruim dertig promovendi. De sectie werkt veel samen met instellingen zoals het LUMC, campus Den Haag en het LUBEC (Leids Universitair Behandel en Expertise Centrum). Beide secties verzorgen onderwijs in zowel de Nederlandstalige als Engelstalige bachelor Psychologie (Nederlandstalig en Engelstalig) en verzorgen een track in het tweejarige research masterprogramma Psychologie. GMN verzorgt drie specialisaties in de eenjarige master Psychologie.

Bij voorkeur ervaring in een universitaire werkomgeving, met een secretariële of administratieve achtergrond.

Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Sterke organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten.

Je werkt accuraat, servicegericht, flexibel en oplossingsgericht. Ook in drukke periodes houd je overzicht en blijf je effectief werken.

Je handelt integer en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Een proactieve werkhouding en het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband goed te functioneren.

Vaardigheid in het werken met MS Office en andere relevante bedrijfssoftware.

Je werkdagen worden in overleg vastgesteld. Thuiswerken is mogelijk, maar we verwachten dat je regelmatig op kantoor aanwezig bent.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Een arbeidsovereenkomst voor 20-38 uur per week voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;

Een salaris tussen €3382-4484 bruto per maand (salarisschaal 8) bij een fulltime (38 uur) aanstelling;

Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;

Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.

Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;

Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;

Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;

Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschi