Managementassistent Dwarsverband Onderwijs en Opleiden

In de functie van managementassistent heb je een verbindende en ondersteunende rol binnen het Dwarsverband Onderwijs & Opleiden. Je bent de rechterhand van het bestuur van het Dwarsverband O&O en het eerste aanspreekpunt voor partijen die contact zoeken. Het betreft uiteenlopende contacten binnen het netwerk van Onderwijs en Opleiden. Naast de contacten binnen de betrokken organisaties UMCG en RUG gaat het om regionale, landelijke en internationale contacten. De ondersteuning zal met name zijn voor de directeur Onderwijs en het hoofd Onderzoek van Onderwijs en Opleiden. Als managementassistent breng je structuur aan in hun dag door het stellen van de juiste prioriteiten, het bewaken van deadlines en het goed inspelen op ad hoc situaties. Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van beide bestuurders en de organisatie, voorbereiding en ondersteuning van diverse vergaderingen en overleggen en bewaking van actiepunten. Daarnaast werk je o.a. met IBabs, Corsa en MS Teams. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor relaties. Voor de directeur Onderwijs werk je binnen een netwerk van bestuurders en leidinggevenden binnen het UMCG, universiteiten, hogescholen en het middelbaar beroepsonderwijs. Voor het hoofd Onderzoek werk je binnen een netwerk van nationale en internationale onderzoekers; de voertaal is hoofdzakelijk Engels. Je maakt onderdeel uit van een team van managementassistentes dat wordt aangestuurd door de manager bedrijfsvoering. Je werkt zelfstandig en dedicated voor twee bestuursleden maar gezamenlijk heb je een verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van het bestuurssecretariaat als geheel. De managementassistentes vangen pieken in de werkdruk op en vervangen elkaar bij afwezigheid.

- Je hebt een HBO werk- en denkniveau. - Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie in een omgeving van vergelijkbare omvang en complexiteit. - Je bent in het bezit van een diploma managementassistent, officemanagement of directiesecretaresse. - Je beheerst de Nederlandse en de Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk. - Je hebt een zelfstandige werkhouding maar kan ook goed samenwerken. - Onder snel veranderende omstandigheden blijf je gestructureerd werken en wanneer verschillende mensen tegelijk een beroep doen op de dienstverlening kun je dat goed managen. - Je zorgt ervoor dat zaken ordelijk en efficiënt kunnen worden afgewerkt. - Je presenteert jezelf op een professionele wijze die overeenkomt met de wijze waarop de organisatie in- en extern gezien wil worden. - Bij het uitvoeren van de taken wordt een beroep gedaan op jouw flexibiliteit, creativiteit, regelvermogen, pro-activiteit en doortastendheid. - Je handelt te allen tijde integer en discreet en kan omgaan met bestuurlijke verhoudingen.