INGEVULD | Office Manager | Internat. 16–24 uur/4 dgn. | Vaste Baan

Ben jij een gastvrije officemanager met een warme persoonlijkheid? Dan weet je als geen ander wat ervoor nodig is om een kantoor op orde te hebben én je collega’s te ontzorgen. Zie je jezelf werken bij een trots maar toch nuchter Rotterdams kantoor in de internationale scheepvaart? Lees verder!

Wat ga je doen?

Als Facilitair Officemanager ben jij het kloppende hart van het kantoor. Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt: van het ontvangen van bezoekers en het ondersteunen van collega’s tot het beheren van facilitaire diensten en het organiseren van evenementen en zakenreizen. Daarbij combineer je een gastvrije houding met oog voor detail en een praktische aanpak. Je schakelt moeiteloos tussen organiseren, coördineren en hands-on bijspringen. Met jouw energie en humor zorg je ervoor dat collega’s en bezoekers zich welkom en ondersteund voelen.

Samen met jouw collega voor Finance & HR zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en de kwaliteit hoog blijft.

Secretariële Taken

Ondersteunen bij agendabeheer, correspondentie en het organiseren van interne en externe vergaderingen en verwerken van inkomende en uitgaande post.

Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt.

Organisatie van evenementen, het regelen van zakenreizen en hotelaccommodaties.

Facilitaire Taken

Bestellen van office- en food supplies o.a. bij AH en beheren van contracten met leveranciers en externe dienstverleners.

Zorgdragen voor een schone pantry en lunch- en vergaderruimte.

Coördineren van schoonmaak, onderhoud en IT-ondersteuning.

Administratieve Taken

Ondersteunen van de administratie afdeling door o.a. het bijhouden van overzichten en (digitale) archivering.

Ondersteunen bij de voorbereiding van rapportages, notulen en presentaties.

Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers.

ER-Taken (BHV)

Optreden als gecertificeerd bedrijfshulpverlener (BHV’er) en je kennis up-to-date houden.

Verlenen van eerste hulp bij ongevallen en assisteren bij evacuaties.

Deelnemen aan BHV-oefeningen en trainingen georganiseerd door De Rotterdam.

En dat allemaal vanuit een kantoor met een spectaculair uitzicht op de skyline van Rotterdam!