Freelance Management Assistant Plus

Waar jij het verschil maakt binnen een organisatie die zich inzet voor veiligheid en stabiliteit in de wereld.

Deze opdracht zit ondertussen in een verder gevorderd stadium.

In deze tijdelijke opdracht stap je in een dynamische scale-up waar investeren in veiligheid geen loze kreet is, maar dagelijkse realiteit. De organisatie groeit razendsnel, en zoekt een stevige, zelfstandige en energieke senior management assistant die niet alleen ondersteunt, maar ook helpt bouwen aan het fundament.

Jij bent de rots in de branding voor het managementteam én je denkt mee over hoe de ondersteuning slimmer, soepeler en professioneler kan. Even snel een ruimte fixen, een besluit nabellen of schakelen met een externe partij? Jij doet het voordat iemand het vraagt. En wat deze opdracht extra bijzonder maakt: je gaat ook de hele ondersteuningsstructuur opzetten. Denk aan het meedenken over processen, het aanhaken van de juiste tools én het werven van een team van vaste assistenten.

Dit is geen klassieke 'even invallen'-klus. Dit is: tijdelijk instappen, stevig neerzetten en een team achterlaten dat staat als een huis.

Wat je gaat doen

Je bent tijdelijk hét vaste aanspreekpunt voor het management en de verbindende schakel in de dagelijkse organisatie. En je zorgt dat je opvolging klaarstaat.

• Complex agendabeheer en contact met interne en externe stakeholders
• Overzicht houden op acties, documenten, besluitvorming
• Coördinatie van vergaderingen, verslaglegging en opvolging
• Facilitair aanspreekpunt: kantoorbeheer, voorraad, leveranciers, ontvangst
• Initiëren en begeleiden van wervingsproces voor nieuwe vaste assistenten
• Opzetten van processen en werkafspraken binnen de ondersteunende diensten
• Signaleren, structureren, professionaliseren
• Samenwerken met HR, finance en projectmanagement

Quote

"Wat nodig is, is een beker kennis, een vat vol liefde en een oceaan van geduld"

Jij werkt...

Je hebt eerder in een vergelijkbare setting gewerkt: een jonge, snelgroeiende organisatie met veel schakelmomenten en ruimte om te bouwen. Je voelt feilloos aan wat er nodig is en handelt daar proactief naar. Je kunt goed zelfstandig werken, maar weet ook wanneer je moet afstemmen.

• Je hebt aantoonbare ervaring als managementassistent of executive assistant, liefst op C-level
• Je bent zelfstandig en neemt eigenaarschap
• Je hebt ervaring met het opzetten of aansturen van een secretariaat of ondersteuningsstructuur
• Je denkt graag mee over slimmere werkwijzen en processen
• Je bent communicatief sterk, discreet en schakelt makkelijk tussen niveaus
• Je weet wat het betekent om te werken in een organisatie waar veiligheid en betrouwbaarheid centraal staan

Dit hebben ze je te bieden:

• Een tijdelijk project waar je écht impact maakt
• 32-40 uur per week op locatie in Amsterdam (thuiswerken niet wenselijk)
• Je werkt op een prachtige plek aan het IJ in Amsterdam (met goed OV en fiets bereikbaar)
• Werken in een gedreven, jong team waar ruimte is voor initiatief en samenwerking
• Je bouwt iets op dat blijft staan na jouw vertrek

Competenties

• Proactief
• Gestructureerd
• Betrokken

Meer weten of direct solliciteren?

Word je enthousiast van deze vacature Freelance Management Assistant?
Aarzel dan niet en reageer direct op deze vacature via onze website.
Graag lezen wij in jouw motivatie, de reden waarom jij goed in deze veelzijdige rol past. We zien graag je persoonlijkheid en communicatiestijl terug in deze motivatie!

Heb je na het lezen van de omschrijving toch nog vragen? Je kunt ons per mail bereiken: [staat bij de werkgever]

Het Pure Personality Assessment zal onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Korte beschrijving Deze opdracht zit ondertussen in een verder gevorderd stadium.