Management Assistant

Agenda’s, mailbox, vergaderingen, actiepunten, communicatie: jij houdt overzicht waar anderen vooral drukte zien.

Voor een internationale logistieke organisatie in Winterswijk zoeken wij een ervaren Management Assistant. In deze functie word jij de rechterhand van de Managing Director en zorg je dat de dagelijkse ondersteuning op directieniveau professioneel, gestructureerd en betrouwbaar verloopt.

Dit is geen standaard administratieve functie. Je werkt dicht op de directie, schakelt met interne en externe stakeholders en hebt contact met collega’s en partijen in binnen en buitenland. Jij bewaakt afspraken, deadlines en actiepunten. Je bereidt vergaderingen voor, zorgt dat informatie klopt en brengt structuur aan in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.

Naast directieondersteuning pak je ook een ondersteunende rol op binnen communicatie. Denk aan interne berichten, nieuwsbrieven, intranet, social media, algemene berichtgeving en afstemming met externe partijen, bijvoorbeeld een marketingbureau.

Een functie voor iemand die senioriteit meebrengt. Iemand die discreet is, vooruitdenkt en verantwoordelijkheid neemt zonder dat alles eerst uitgelegd hoeft te worden.

Over het bedrijf

Je gaat aan de slag bij een internationale logistieke organisatie in Winterswijk. De organisatie is gespecialiseerd in geconditioneerd transport van dagverse en tijdgevoelige levensmiddelen, zoals vlees, vis, groente en fruit.

Dat vraagt om precisie, betrouwbaarheid en goede afstemming. De dagelijkse operatie loopt door, afspraken moeten kloppen en communicatie moet helder zijn.

Binnen deze omgeving werk je direct samen met de Managing Director, die verantwoordelijk is voor meerdere locaties in Nederland, Duitsland en Polen. Dat maakt de functie afwisselend, internationaal en verantwoordelijk.

De sfeer is professioneel, nuchter en resultaatgericht. Geen functie waarin je alleen taken afvinkt, maar een rol waarin jouw overzicht, discretie en manier van communiceren echt verschil maken.

Over de functie

Als Management Assistant ondersteun je de Managing Director in de volle breedte. De nadruk ligt op hoogwaardige managementondersteuning. Daarnaast houd je je bezig met communicatieve werkzaamheden.

Je werkt in een internationale logistieke omgeving waar dagelijks veel gebeurt. De organisatie is actief vanuit meerdere locaties in Nederland, Duitsland en Polen. Daardoor heb je te maken met verschillende belangen, korte lijnen en internationale afstemming.

Jij zorgt dat de Managing Director kan vertrouwen op overzicht, voorbereiding en opvolging. Je beheert de agenda en mailbox, organiseert vergaderingen, bewaakt actiepunten en zorgt dat afspraken niet blijven liggen. Ook bereid je rapportages, presentaties en managementinformatie voor.

Je hoeft niet op de voorgrond te staan, maar jouw invloed is groot. Jij bent vaak degene die zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen ligt.

Kort gezegd: jij brengt rust, structuur en scherpte rondom de directie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• beheren van de agenda en mailbox van de Managing Director
• voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen
• bewaken van deadlines, actiepunten en opvolging
• coördineren van afspraken, bijeenkomsten en internationale reizen
• voorbereiden en opstellen van rapportages, presentaties en managementinformatie
• fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
• ondersteunen en coördineren van projecten en administratieve processen
• structuur aanbrengen in een dynamische internationale werkomgeving
• mede beheren van interne en externe communicatiekanalen
• schrijven en publiceren van content voor intranet, nieuwsbrieven, algemene berichtgeving en social media
• ondersteunen bij interne en externe evenementen
• afstemmen met externe partijen, bijvoorbeeld een marketingbureau
• bewaken van toon, timing en consistentie in communicatie

Wat zoeken wij in jou?

Wij zoeken geen starter. Voor deze functie zoeken wij een ervaren Management Assistant, Directiesecretaresse of Executive Assistant die weet wat het betekent om op directieniveau te ondersteunen.

Jij bent discreet, betrouwbaar en professioneel. Je voelt aan wat prioriteit heeft, wanneer je moet afstemmen en wanneer je zelf moet doorpakken. Je blijft rustig als er veel tegelijk gebeurt en weet structuur aan te brengen zonder ingewikkeld te doen.

Je communiceert helder met verschillende mensen. Van directie tot collega’s, van externe partijen tot internationale contacten. Je werkt zorgvuldig, denkt vooruit en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.

Verder breng je mee:

• MBO+ of HBO werk en denkniveau
• minimaal 10 jaar relevante ervaring als Management Assistant, Directiesecretaresse of Executive Assistant
• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• beheersing van de Duitse taal is een pré
• ruime ervaring met MS Office, waaronder Outlook, Teams, Excel en PowerPoint
• sterke organisatorische en planningsvaardigheden
• ervaring met stakeholdermanagement
• een proactieve, zelfstandige en oplossingsgerichte werkhouding
• discretie, betrouwbaarheid en professionele stevigheid
• stressbestendigheid en het vermogen om meerdere zaken tegelijk te bewaken
• gevoel voor communicatie, tone of voice en content
• een servicegerichte instelling en hands on mentaliteit

Wat bieden wij jou?

Je krijgt een verantwoordelijke functie waarin je direct samenwerkt met de Managing Director. Je zit dicht op de dagelijkse besluitvorming, krijgt veel mee van de organisatie en speelt een belangrijke rol in de structuur rondom de directie.

Je kunt rekenen op:

• een veelzijdige functie binnen een internationale logistieke organisatie
• een rol waarin directieondersteuning en communicatie samenkomen
• veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
• direct contact met directie, management, collega’s en externe partijen
• internationale contacten met locaties in Nederland, Duitsland en Polen
• een professionele werkomgeving met korte lijnen
• ruimte om jezelf professioneel en persoonlijk verder te ontwikkelen
• persoonlijke begeleiding vanuit Momentum Personeel tijdens het sollicitatieproces

Solliciteren

Marco van Schaijk 0543 – 201031