Projectsecretaris – Rotterdam/Breda (fulltime/parttime)

Vacature Projectsecretaris | de facilitair managers Ga naar inhoud

Vacature Projectsecretaris Joël de Brouwer 2026-04-30T15:56:51+02:00

Vacature: Projectsecretaris – Rotterdam/Breda (fulltime/parttime)

Weet jij wat nodig is om een project tot een organisatorisch en administratief succes te brengen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De Facilitair Managers is een professioneel en betrokken team van facilitair professionals, opgericht door twee broers met een gedeelde visie: dienstverlening moet professioneel zijn, maar altijd persoonlijk en toegankelijk blijven. Wij geloven dat persoonlijke aandacht – voor zowel medewerkers als opdrachtgevers – de sleutel is tot duurzaam succes.

Bij DFM geen one size fits all, maar maatwerk dat aansluit bij de behoefte van de klant. We combineren onze expertise in zowel profit- als non-profitorganisaties met een mensgerichte aanpak, waarbij werkgeluk en ontwikkeling centraal staan. Zo creëren we toegevoegde waarde door kosten te reduceren, processen te optimaliseren en organisaties te ontzorgen, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun core business.

Als Projectsecretaris bij De Facilitair Managers word jij de onmisbare spin in het web binnen interessante programma’s. Je bent de rechterhand van de projectmanager en ondersteunt doorgaans verschillende projecten.

Je bent verantwoordelijk voor het structureren van de gehele ondersteuning van een project. Projectondersteuning, agenda- en relatiebeheer en een vlekkeloze projectadministratie. Je jaagt afspraken na bij in- en externe partners, maar je staat ook met je voeten in de daadwerkelijke operatie. Zo organiseer je bijeenkomsten die gekoppeld zijn aan de projecten waarvoor jij werkt, waarbij je vragen en verzoeken helder en correct beantwoordt. Daarnaast pak je zelfstandig diverse deelprojecten op en kun je de projectmanager vervangen waar nodig.

Notuleren van complexe overleggen en bewaken van actiepunten.

Organiseren en faciliteren van diverse in- en externe bijeenkomsten.

Opstellen en actualiseren van de projectadministratie en mijlpalen.

Analyseren en beantwoorden van vragen stakeholders en betrokkenen.

Archivering, procesdocumentatie en het borgen van ‘lessons learned’.

Coördineren van bestuurlijke besluitvorming waar nodig

Informeren en adviseren van betrokkenen binnen en buiten de projectorganisatie

Budgetbewaking en rapporteren over de status hiervan

We bieden een competitief salaris en goede, leuke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

25 vakantiedagen (en een staffel om naar 30 dagen te groeien)

Een kleine organisatie en dus persoonlijke aandacht en contact

Jij bent een proactieve aanpakker die prioriteiten feilloos aanvoelt. Je behoudt het overzicht in een dynamische omgeving waar de projecten elke dag voor nieuwe uitdagingen zorgen. Je denkt mee over procesverbeteringen en weet adviseurs en managers echt te ontzorgen.

Je hebt aantoonbare en vrij recente ervaring als projectondersteuner/secretaris/project coördinator

Ervaring met financiële projectadministratie

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en MS Office

Ervaring met financiële administratie binnen projectteams

Ervaring in een politiek bestuurlijke omgeving

Je ervaring hebt bij een grote gemeente (180.000+ inwoners).

Ervaring met complexe gebiedsontwikkeling

Herken jij jezelf in deze mix van structuur en sociaal talent? We horen graag hoe jij onze organisatie naar een hoger plan tilt.

Stuur een persoonlijk bericht naar [staat bij de werkgever] .