Management Assistent

Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van afwisseling, overzicht creëren en ondersteunen op hoog niveau? Werk je graag in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wij zoeken een parttime Management Assistent voor 24 uur per week, die samen met een collega in een duofunctie verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de Managing Director, Finance Director en het managementteam.

Over de afdeling

De afdeling ondersteunt de organisatie in haar strategische en operationele doelstellingen door het bieden van administratieve, organisatorische en facilitaire ondersteuning. Samen zorgen we voor een professionele en soepel functionerende werkomgeving voor directie, management en medewerkers.

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige functie ben je de spil binnen de organisatie. Je ondersteunt de directie en het managementteam op organisatorisch, administratief én facilitair gebied. Daarnaast ondersteun je de QA afdeling met licht administratieve werkzaamheden.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Directie- en managementondersteuning

• Complex agendabeheer voor de directie, inclusief prioriteiten stellen en deadlines bewaken
• Beheer van inkomende en uitgaande correspondentie en e-mails
• Voorbereiden, plannen en organiseren van MT-vergaderingen
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten
• Regelen van zakenreizen voor directie en MT
• Ondersteuning bieden aan QA afdeling op gebied van administratieve werkzaamheden

Vergaderingen & communicatie

• Opstellen van agenda’s en verzamelen van vergaderstukken
• Notuleren tijdens Directie-, MT-, Sales- en IT-vergaderingen
• Bewaken van actiepunten en opvolging hiervan
• Coördineren van bijeenkomsten met externe stakeholders

Facilitaire ondersteuning & Office Management

• Aanspreekpunt voor leveranciers, monteurs en externe dienstverleners
• Ontvangst van bezoekers en begeleiding van externe partijen
• Coördineren van facilitaire meldingen en opvolging
• Beheer van kantoorartikelen en algemene office support
• Zorgdragen voor een nette, professionele en goed georganiseerde werkomgeving

Wie ben jij?

Jij houdt van structuur, schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen. Je bent representatief, proactief en voelt goed aan wat er nodig is binnen een organisatie.

Daarnaast beschik je over:

• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands én Engels
• Een nauwkeurige en discrete werkwijze
• Een proactieve en servicegerichte instelling
• Stressbestendigheid en het vermogen om snel te schakelen
• Goede kennis van Microsoft Office

Wat breng je mee?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie
• Verklaring van Geen Bezwaar (of bereidheid deze aan te vragen)

Over de afdeling

De afdeling ondersteunt de organisatie in haar strategische en operationele doelstellingen door het bieden van administratieve, organisatorische en facilitaire ondersteuning. Samen zorgen we voor een professionele en soepel functionerende werkomgeving voor directie, management en medewerkers.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en zelfstandige functie binnen een internationale organisatie
• Een prettige samenwerking in een duofunctie met een collega Management Assistent
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid
• Een professionele en informele werkomgeving
• Een marktconform salaris binnen een afwisselende en veelzijdige functie
• 5% eigen bijdrage op pensioen
• 27,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband
• € 0,23/km reiskostenvergoeding woon-werk met een max van €300,- per maand
• Parkeren doe je gratis op ons eigen terrein
• Uitstekende werkomstandigheden met de nieuwste werkmaterialen
• Uitzicht op een vaste aanstelling
• Tegemoetkoming in de kosten van een sportschoolabonnement
• Gratis fruit op het werk

Daarnaast bieden we je

Een fijne internationale werkomgeving, waarbij de medewerker en onze klanten absoluut centraal staan. De kwaliteit van onze dienstverlening moet de beste zijn die in de markt te krijgen is. Onze werksfeer is open, eerlijk, familiair en je collega’s zijn altijd bereid je te helpen waar nodig.

Contact

Voor vragen inhoudelijk over de functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Michel Peetoom, HR Manager via  [staat bij de werkgever]  of per mail via  [staat bij de werkgever]