Office Manager

Ignition Computing en Afterservice delen een kantoor in Strijp-S (Eindhoven) en een team van zo'n 16 mensen. Samen werken we aan software voor een duurzamere wereld. Voor klanten in binnen- en buitenland, van het verlengen van de levensduur van computers tot onderzoek naar kernfusie. We hebben een goed kantoor en een hecht team. Maar we groeien, en we willen onze interne organisatie professioneler aanpakken. Daarom zoeken we een Office Manager die deze taken bundelt en naar een hoger niveau tilt. Kantoor en faciliteiten: Jij zorgt dat het kantoor een fijne plek is om te werken. Je houdt bijvoorbeeld de voorraad, sleutels en post bij, stuurt de schoonmaker aan, verbetert de keuken en de zithoek waar nodig, en bewaakt de veiligheid op kantoor. Op termijn zoek je ook mee naar een nieuw kantoor. Mensen: Jij zorgt dat collega's zich welkom voelen en dat het team hecht blijft. Denk aan het plannen van sollicitaties, het onboarden van nieuwe collega's, het organiseren van verjaardagen, teamuitjes en de kerstborrel, en het opzetten van werksessies waarmee het team zich verder ontwikkelt. Daarnaast houd je de HR-administratie bij en help je het werknemershandboek actueel te houden. Overzicht bewaren: Jij zorgt dat alles wat moet gebeuren ook écht gebeurt. Subsidies, veiligheid, certificeringen en boekhouding worden inhoudelijk door anderen gedaan, maar jij bewaakt de deadlines, plant werksessies in, herinnert mensen op tijd, verzamelt stukken en volgt op tot het af is. Administratie: Jij helpt de administratieve kant van het bedrijf op orde te houden. Denk aan het bijhouden van vrije dagen, het boeken van zakelijke reizen, en het ordenen van contracten, mappen, mailboxen en documenten. Ook help je onze online aanwezigheid (LinkedIn, websites) actueel te houden, regel je promotiemateriaal en denk je mee over de voorbereiding van conferenties.